Lean toimistotyössä 

Leaniä voit toteuttaa toimistotyössä tutkailemalla työnkuvaasi ja työtehtäviäsi: mihin käytät päivittäisen työaikasi? Onko oma perustehtäväsi hukassa, koska olet kiltti ja teet kaiken, mitä esimiehesi ja työkaverisi sinulle esittävät?

Toimistotyössäkin on tärkeää vähentää turhaa työtä, hukkaa. Työpäivään voi sisältyä monenlaisia hukkatekijöitä ja aikasyöppöjä: palaverit pitkittyvät, sähköposteja lähetellään henkilöille joita ne eivät koske, työkaluja ja tiedostoja haetaan. Tällaisen hukan seurauksena sinulle jää vähemmän aikaa varsinaisille päätehtävillesi.

Hukkaa on myös esimerkiksi virheiden korjaaminen. Hallinnollisessa työssä virheiksi voidaan luokitella jonkin tiedon puuttuminen, sen hakeminen ja tallentaminen. On hyvä muistaa, että mitä vähemmän on virheitä, sen parempaa on toiminnan laatu ja asiakastyytyväisyys. Tällöin jää enemmän aikaa varsinaiseen tuottavaan työhön. Toisaalta myös tietokoneiden heikko suorituskyky ja kunto voivat olla esteinä töiden tehokkaalle hoitamiselle.

Meillä kaikilla on varmasti kokemusta tehottomista palavereista: niihin saatetaan tulla valmistautumattomina ja siksi osallistujille on aluksi kerrottava kokouksessa käsiteltävien asioiden taustat. Huolellinen ennakkovalmistautuminen kokouksiin lyhentäisi neuvotteluaikaa. Toisaalta on henkilöitä, jotka tulevat toistuvasti myöhässä kokouksiin. Varttitunninkin kestävä myöhästelijöiden odottelu maksaa työnantajalle tuntuvasti varsinkin, jos kokouksen osallistujia on useita.

Lean-menetelminä toimistotyössä voidaan käyttää esimerkiksi 5S:ää ja visuaalisuutta. Tilanpuutteen vuoksi mappeja saatetaan säilyttää toimiston lattioilla ja kaappien päällä. Postien lajittelupiste ja tulostimien ympäristö voivat olla hyvinkin epäsiistejä. Toimiston lay-outin muuttaminen ja toimintojen sähköistäminen yleensä vähentävät turhaa liikkumista ja virheitä sekä edistävät tehokkaampaa vuorovaikutusta. Ohjeet ja opasteet puolestaan nopeuttavat asioiden tekemistä. Huomiota kannattaa kiinnittää myös paperisten tulosteiden määrään - turhista raporteista kannattaa pyrkiä eroon.

Toimistotyössäkin toimintoja voidaan vakioida lean-periaatteiden mukaisesti. Kehittämisessä on syytä lähteä liikkeelle siitä, mikä tuottaa asiakkaille lisäarvoa ja mistä ne siten ovat valmiita myös maksamaan. Lean ei välttämättä vaadi isoja investointeja, vaan pienilläkin toimenpiteillä voidaan saada aikaan hyviä tuloksia.

Leaniä voidaan räätälöidä kunkin toimialan erityispiirteiden mukaisesti, ja leanillä on todellakin sijansa myös organisaatioiden hallinnossa ja tukipalveluissa.